|
1.
Giriş
213
sayılı Vergi Usul Kanununun Mükerrer 242 nci
maddesinin 2 numaralı fıkrası hükmü ile Maliye
Bakanlığı; elektronik defter, kayıt ve belgelerin
oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve
ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda
tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve
esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına
ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde
yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak
üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve
ortamında Maliye Bakanlığına veya belirleyeceği gerçek
veya tüzel kişilere aktarma zorunluluğu getirmeye,
bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile
uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye ve
bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza
kullanım usul ve esaslarını düzenleme ve denetlemeye
yetkili kılınmıştır.
Anılan
yetkiye istinaden, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt
ortamında düzenlenen, tutulan, muhafaza ve ibraz
edilen defter ve belgeler yerine, aynı bilgileri
içeren elektronik defter ve belgelerin oluşturulması,
kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına
ilişkin usul ve esaslar aşağıdaki gibi belirlenmiştir.
2.
Kullanılan Terimler
Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge
uygulamasında kullanılacak olan terimler aşağıda
tanımlanmıştır.
Başkanlık: Gelir İdaresi Başkanlığıdır.
Elektronik Kayıt: Elektronik ortamda tutulan ve
elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik
yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük
bilgi öğesidir.
Elektronik Belge: Şekil hükümlerinden bağımsız olarak,
Vergi Usul Kanununa göre düzenlenmesi zorunlu olan
belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik
kayıtlar bütünüdür.
Elektronik Defter: Şekil hükümlerinden bağımsız
olarak, Vergi Usul Kanununa göre tutulması zorunlu
olan defterlerde yer alan bilgileri kapsayan
elektronik kayıtlar bütünüdür.
Veri
İbraz Dönemi: Hesap dönemi başından itibaren, başka
bir dönem tespit edilmediği durumda, aylık veya üçer
aylık periyotlara bölünmüş kayıt dönemleridir.
Veri
Formatı: Elektronik defter ve belge sistemlerindeki
verilerin Başkanlığa gönderilmesinde birlik
sağlanabilmesi için hazırlanan standart formattır.
3.
Uygulamadan Yararlanabilmeye İlişkin Usul ve Esaslar
Söz
konusu uygulamadan yararlanmak için başvuran
mükelleflerin, aşağıdaki şartları sağlamaları halinde,
kendilerine elektronik defter ve belge uygulamasına
geçmeleri için Başkanlıkça izin verilebilecektir.
1-
Bilanço esasına göre defter tutulmalıdır.
2-
Yeminli mali müşavir ile tam tasdik sözleşmesi
yapılmış olmalıdır.
3-
Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge sistemi
donanım, yazılım, personel ve diğer açılardan uygun
bulunmalıdır.
Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge
uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin
izleyecekleri prosedür aşağıda belirlenmiştir.
1-
Uygulamadan faydalanmak isteyen mükelleflerin;
elektronik ortamda tutmak istedikleri defter ve
belgelerini, elektronik muhasebe sistemlerini
oluşturan donanım ve muhasebe programlarını,
kayıtların nasıl oluşturulduğu ve saklandığını,
personel ve sistem güvenliklerini içeren bir rapor
hazırlamaları ve elektronik defter ve belgelerin veri
formatında tutulması ve gönderilmesine ilişkin aşamalı
bir planla birlikte yazı ekinde Başkanlığa
göndermeleri gerekmektedir.
2-
Başvuru üzerine işyerinde Başkanlık personelince
yapılacak tespitten sonra, şartları taşıyan
mükelleflerle Başkanlık arasında bir protokol
yapılacak ve uygulama öncesi hazırlık dönemine
başlayabilecekleri bir yazı ile kendilerine
bildirilecektir.
3-
Hazırlık döneminin mükellef için yeterli olmaması
halinde, döneme ilişkin süre Başkanlıkça
uzatılabilecektir. Ancak, bu dönem her halükarda 5
yıldan fazla sürmeyecektir. Hazırlık dönemi içinde
mükellefler, sadece elektronik ortamda tutmak
istedikleri defter ve belgelerini hem elektronik
ortamda hem de kağıt ortamında tutacaklardır.
4-
Hazırlık dönemini başarı ile geçiren mükellefe,
elektronik defter ve belge uygulaması için bir izin
belgesi verilecektir. Mükellefler izin aldıkları
tarihi takip eden veri dönemi başından itibaren defter
ve belgelerini yalnızca elektronik ortamda
tutabileceklerdir.
İzin
alan mükellefler
alış
ve gider belgelerini,
veri formatındaki bilgileri içerecek şekilde
elektronik kayıt ve belge haline getirecekler, ayrıca
bu belgeleri orijinal haliyle de kağıt ortamında
muhafaza edeceklerdir. Mükellefler, anlaşmalı
matbaalarda bastırmak veya notere tasdik ettirmek
suretiyle Vergi Usul Kanunu uyarınca
düzenlemek zorunda oldukları belgelerin aslını,
kağıt ortamında düzenleyerek ilgili kişiye verecek,
ancak bu belgelerin ikinci nüshalarını veri formatına
uygun şekilde elektronik ortamda elektronik belge
olarak muhafaza edeceklerdir.
4.
Elektronik Defter ve Belge Sisteminin Özellikleri
Elektronik defter ve belge sisteminin, elektronik
defter ve belgelerin değiştirilememesi, bozulamaması,
silinememesi, okunamaz hale getirilememesi,
erişilememesi konularında önlemler içeren kontrol
mekanizmaları bulunmalıdır.
Elektronik defter ve belge sistemi, elektronik defter
ve belgelerin çağrılması ve basılması işlemlerini de
yapmalıdır. Sistem, elektronik defter ve belgelerin
eksiksiz ve kolaylıkla okunabilir kağıt baskılarını
üretebilme imkanına da sahip olmalıdır.
Mükellefler, elektronik defter ve belgeleri
Başkanlığın belirleyeceği dönemlerde ve bu Tebliğin 6
ncı bölümünde belirtildiği şekilde DVD-R’lara
kaydedecekler ve Başkanlığa (Gelir İdaresi Başkanlığı,
Yeni Ziraat Mahallesi, Etlik Caddesi, No:16, 06110
Dışkapı / ANKARA) göndereceklerdir.
5.
Uyulması Zorunlu Diğer Hususlar
Mükellefler, vergi inceleme elemanlarınca işyerinde
vergi incelemesine başlanması halinde, inceleme
elemanına gerekli her türlü kaynağı (uygun donanım ve
yazılımlar, terminallere ulaşım imkanları ve uzman
personel gibi) sağlamak zorundadırlar.
Mükellefler yazılım, donanım, dosya, personel,
dokümantasyon vb.den müteşekkil elektronik defter ve
belge sistemlerini, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen
vergi inceleme elemanlarının ulaşımını ve kullanımını
engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemezler.
Ayrıca sistemi oluşturan öğelerin haczedilmesi
halinde, en geç üç iş günü içinde Başkanlığa haber
verilmesi gerekmektedir.
Mükellefler, elektronik defter ve belge sistemine
ilişkin bilgisayar kayıtlarındaki yok olma, zarar
görme veya işlem görememe ve değişiklik hallerini,
Başkanlığa 15 gün içinde bildirerek yok olan veya
zarar gören kayıtlarını ayrıntılı olarak açıklamak ve
bu kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı
bir plan sunmak zorundadırlar. Ancak mükelleflerin,
sistemde değişiklik yaratmayan hususları
bildirmelerine gerek bulunmamaktadır.
Örnek
1:
Mükellef A, elektronik kayıtlarını izlediği bilgisayar
programının yerine yeni bir program satın almış olup,
yeni ile eski program birbirleri ile uyumlu
bulunmamaktadır. Eski kayıtlar mükellefin mevcut
bilgisayar donanımında işleme tabi tutulabilmekte
olduğundan Başkanlığın bu konuda bilgilendirilmesine
gerek yoktur.
Örnek
2:
Mükellef B, elektronik kayıtlarının yapıldığı ve
saklandığı bilgisayar donanım ve sistemini yenisi ile
değiştirmiş olup, eski kayıtlar yeni sistemde işleme
tabi tutulamamaktadır. Bu durumda Mükellef B,
Başkanlığı bilgilendirmek ve eski kayıtların
işlenebilmesi için gerekli planını sunmak zorundadır.
Bunun sağlanabilmesi için mükellef; eski kayıtlarını
yeni sistemde işlenebilecek şekilde formatlamalı veya
eski kayıtlarını bu Tebliğdeki şartlara uygun biçimde
işleme tabi tutabilecek bir üçüncü kişi ile anlaşma
yapmalıdır.
6.
Elektronik Kayıtları İçeren DVD-R’ların Nitelikleri ve
Başkanlığa Gönderilmesi
Bu
uygulamadan yararlanan mükellefler, elektronik defter
ve belgelerini istedikleri programda ve formatta
tutabileceklerdir.
Başkanlığa gelen verilerde birlik sağlanabilmesi için
mükelleflerin, Başkanlıktan temin edecekleri veri
formatını kullanmaları zorunlu olup; elektronik defter
ve belge verileri, bu formatta ve bir defa yazılabilen
DVD-R’lara kaydedilerek (protokolde belirlenen esaslar
çerçevesinde) Başkanlığa gönderilecektir.
Mükellefler, Başkanlığın belirleyeceği dönemleri
içeren verilerin yer aldığı DVD-R’ları, verilerin ait
olduğu dönemi takip eden ayın en son günü akşamına
kadar Başkanlığa elden veya iadeli taahhütlü posta ile
göndermek zorundadırlar.
Mükellefler tarafından gönderilen DVD-R’lar
Başkanlıkça (belirlenen formata uygun olarak
hazırlanıp hazırlanmadığı yönünde) bir ön denetime
tabi tutulacaktır. Ön denetim sonucunda, DVD-R’ların
istenilen formata uygun olmadığının anlaşılması
halinde durum mükellefe bildirilecek ve mükellefler
verilen süre içerisinde gerekli düzeltmeleri yaparak
yeni DVD-R’ları Başkanlığa göndereceklerdir.
7.
Elektronik Verilerin Muhafaza ve İbrazı
Başkanlıkça ön denetime tabi tutularak, belirlenmiş
olan formata uygunluğu kabul edilen veriler, vergi
kanunları karşısında kağıt ortamında tutulan defter ve
belgeler gibi kabul edilecektir.
Vergi
Usul Kanununda ve diğer vergi kanunlarında yer alan
defter (tasdike ilişkin hükümler hariç), kayıt ve
belgelere ilişkin hükümler elektronik defter ve
belgeler için de geçerlidir.
Mükelleflerin, verilerini Başkanlığa göndermiş
olmaları, defter ve belgelere ilişkin muhafaza ve
ibraz ödevlerini ortadan kaldırmamaktadır.
Diğer
kurumlar tarafından elektronik ortamda tutulan defter
ve belgelerin kağıt ortamında ibrazının istenmesi
halinde, mükellefler elektronik defter ve belgeleri
kağıt ortamına aktararak bu yükümlülüklerini yerine
getirebileceklerdir.
Bu
Tebliğde belirtilen veri formatında yer almayan ve
diğer Kanun hükümlerine göre düzenlenmesi,
kullanılması veya muhafazası gereken defter ve
belgelerin, kağıt ortamında düzenlenmesine,
kullanılmasına ve muhafaza edilmesine devam
edilecektir.
8.
Elektronik Defter ve Belge Sistemine İlişkin Diğer
Uygulamalar
Başkanlık, durumlarını da dikkate alarak
mükelleflerin;
1.
Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlemek zorunda
oldukları belgelerin tamamı veya bir kısmını (asıl
nüshayı) kağıt ortamında düzenleyerek ilgili kişilere
vermelerine ve sadece bu belgelerin ikinci
nüshalarını,
2.
Vergi kanunlarına göre tutmak zorunda oldukları
defterleri,
3.
Vergi kanunlarına göre tutmak zorunda oldukları
defterlerin yanında Vergi Usul Kanunu uyarınca
düzenlemek zorunda oldukları belgelerin tamamı veya
bir kısmını (asıl nüshayı) kağıt ortamında
düzenleyerek ilgili kişilere vermelerine ve sadece bu
belgelerin ikinci nüshalarını,
4.
Vergi kanunlarına göre tutmak zorunda oldukları
defterlerin yanında bu defterlerin dayanağı olan
belgelerden sadece alış ve gider belgesi mahiyetinde
olanları
veri
formatına uygun şekilde elektronik ortamda elektronik
defter ve/veya belge olarak muhafaza etmelerine
(Tebliğin diğer bölümlerinde yer alan usul ve esaslara
uyulmak şartıyla) izin vermeye ve lüzumu halinde
verilen izinleri kaldırmaya yetkilidir.
9.
İznin İptali ve Cezai Müeyyideler
Elektronik verileri içeren DVD-R’ların normal
süresinden sonra yazılı olarak istenmesine rağmen
verilmemesi, Başkanlığa gönderilen ancak belirlenen
formata uygun olmaması nedeniyle kabul edilmeyen
verilerin, yeniden verilen süre içerisinde de
verilmemesi halinde; bu Tebliğe göre verilen izin
Başkanlıkça iptal edilebilecektir. İzinleri
Başkanlıkça iptal edilen mükellefler, 5 yıl süre ile
bu Tebliğ ile getirilen uygulamadan
yararlanamayacaklardır.
İzni
iptal edilen mükellefler, on gün içinde defter ve
belgelerini tasdik ettirecek veya anlaşmalı matbaalara
bastıracak ve eski usulde defter tutmaya ve belge
düzenlemeye başlayacaklardır.
Mükelleflerin elektronik ortamda tuttukları defter ve
belgelere ait DVD-R’ları veya gerekmesi halinde
orijinal verilerinin, yetkili kişilere ibraz
edilmemesi halinde Vergi Usul Kanunun ilgili
hükümlerine göre işlem yapılacaktır.
Bu
Tebliğ ile belirlenen usul ve esaslara uymadıkları
tespit edilenler adına, işledikleri fiile göre Vergi
Usul Kanununda yazılı cezalar uygulanacaktır.
Tebliğ
olunur.
|
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
