|
Elektronik ortamda defter tutulması ve
elektronik fatura
Bilgi ve iletişim
teknolojisinde yaşanan gelişmeler ve buna paralel olarak
bilişim teknolojisinden mal ve hizmet üretiminde yoğun
olarak yaralanılmaya başlanması, kuşkusuz, gerek
üreticilere, gerekse tüketicilere önemli faydalar
sağlamaktadır.
Yaşanan bu gelişmelere paralel olarak, muhasebe ve vergi
alanında da elektronik ortamdan yararlanma uygulamaları
hız kazanmaktadır. Nitekim, muhasebe işlemlerinin
bilgisayar ortamında tutulması, beyannamelerin
elektronik ortamda verilmesi, elektronik imzanın
işlerlik kazanması ve yasal defterlerin ve belgelerin
elektronik ortamda düzenlenebilmesi, saklanabilmesi
konularında da önemli aşamalar kaydedilmiş ve yasal
altyapı oluşturulmuştur.
2001 yılı sonunda yapılan yasal değişiklikler sonucunda
213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun mükerrer 242'nci
maddesinin 2 numaralı fıkrası hükmü ile Maliye
Bakanlığı'na verilmiş olan elektronik defter ve belge
düzenine ilişkin yetki 2006 yılında kullanılmıştır.
Anılan yetkiye istinaden, 11.07.2006 tarihli Resmi
Gazete'de yayımlanan 361 seri no'lu VUK Genel
Tebliği'nde; Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında
düzenlenen, tutulan, muhafaza ve ibraz edilen defter ve
belgeler yerine, aynı bilgileri içeren elektronik defter
ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi,
muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar
belirlenmiştir. Bu usul ve esaslar şöyledir:
1. Elektronik defter ve belge uygulamasında
kullanılan terimler:
Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge
uygulamasında kullanılacak olan terimler şöyle
tanımlanmaktadır:
Elektronik kayıt: Elektronik ortamda tutulan ve
elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik
yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük
bilgi öğesidir.
Elektronik belge: Şekil hükümlerinden bağımsız olarak,
Vergi Usul Kanunu'na göre düzenlenmesi zorunlu olan
belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar
bütünüdür.
Elektronik defter: Şekil hükümlerinden bağımsız olarak,
Vergi Usul Kanunu'na göre tutulması zorunlu olan
defterlerde yer alan bilgileri kapsayan elektronik
kayıtlar bütünüdür.
Veri dönemi: Hesap dönemi başından itibaren, başka bir
dönem tespit edilmediği durumda, aylık veya üçer aylık
periyotlara bölünmüş kayıt dönemleridir.
Veri formatı: Elektronik defter ve belge sistemlerindeki
verilerin Gelir İdaresi Başkanlığı'na gönderilmesinde
birlik sağlanabilmesi için hazırlanan standart
formattır.
2. Uygulamadan yararlanabilmeye ilişkin usul ve
esaslar:
Söz konusu uygulamadan yararlanmak için başvuran
mükelleflerin, aşağıdaki şartları sağlamaları halinde,
kendilerine elektronik defter ve belge uygulamasına
geçmeleri için Gelir İdaresi Başkanlığı'nca izin
verilebilecektir.
1 - Bilanço esasına göre defter tutulmalıdır.
2 - Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge sistemi
donanım, yazılım, personel ve diğer açılardan uygun
bulunmalıdır.
Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge
uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin
izleyecekleri prosedür ise şöyle olacaktır:
1 - Uygulamadan faydalanmak isteyen mükellefler;
elektronik ortamda tutmak istedikleri defter ve
belgelerini, elektronik muhasebe sistemlerini oluşturan
donanım ve muhasebe programlarını, kayıtların nasıl
oluşturulduğu ve saklandığını, personel ve sistem
güvenliklerini içeren bir rapor hazırlayacaklar ve
elektronik defter ve belgelerin veri formatında
tutulması ve gönderilmesine ilişkin aşamalı bir planla
birlikte yazı ekinde Gelir İdaresi Başkanlığı'na
göndereceklerdir.
2 - Başvuru üzerine, mükellefin işyerinde Gelir İdaresi
Başkanlığı personelince tespit yapılacak ve yapılacak bu
tespit sonrasında şartları taşıdığına karar verilen
mükelleflerle Gelir İdaresi Başkanlığı arasında bir
protokol yapılacak ve uygulama öncesi hazırlık dönemine
başlayabilecekleri bir yazı ile kendilerine
bildirilecektir. Protokol yapılması sonrasında
elektronik defter ve belge uygulamasına hemen
geçilmemekte ve bir hazırlık dönemi öngörülmektedir.
Hazırlık dönemi içinde mükellefler, sadece elektronik
ortamda tutmak istedikleri defter ve belgelerini hem
"elektronik ortamda" hem de "kağıt ortamında"
tutacaklardır.
3 - Hazırlık döneminin mükellef için yeterli olmaması
halinde, döneme ilişkin süre başkanlıkça
uzatılabilecektir. Ancak, bu dönem her halükârda 5
yıldan fazla sürmeyecektir.
4 - Hazırlık dönemini başarı ile geçiren mükellefe,
elektronik defter ve belge uygulaması için bir izin
belgesi verilecektir. Mükellefler, yapılan protokolde
belirlenen tarihten itibaren defter ve belgelerini
yalnızca "elektronik ortamda" tutabileceklerdir.
İzin alan mükellefler alış ve gider belgelerini ise veri
formatındaki bilgileri içerecek şekilde "elektronik
kayıt ve belge" haline getirecekler, ayrıca bu belgeleri
orijinal haliyle de "kağıt ortamında" muhafaza
edeceklerdir. Mükellefler, anlaşmalı matbaalarda
bastırmak veya notere tasdik ettirmek suretiyle Vergi
Usul Kanunu uyarınca düzenlemek zorunda oldukları
belgelerin aslını, "kağıt ortamında" düzenleyerek ilgili
kişiye verecek, ancak bu belgelerin ikinci nüshalarını
veri formatına uygun şekilde elektronik ortamda
elektronik belge olarak muhafaza edeceklerdir.
3. Elektronik defter ve belge sisteminin özellikleri:
Elektronik defter ve belge sisteminin, elektronik defter
ve belgelerin değiştirilememesi, bozulamaması,
silinememesi, okunamaz hale getirilememesi,
erişilememesi konularında önlemler içeren kontrol
mekanizmaları bulunmalıdır.
Elektronik defter ve belge sistemi, elektronik defter ve
belgelerin çağrılması ve basılması işlemlerini de
yapmalıdır. Sistem, elektronik defter ve belgelerin
eksiksiz ve kolaylıkla okunabilir kağıt baskılarını
üretebilme imkanına da sahip olmalıdır.
Mükellefler, elektronik defter ve belgeleri Gelir
İdaresi Başkanlığı'nın belirleyeceği dönemlerde ve
aşağıdaki 5. bölümde belirtildiği şekilde DVD-R'lere
kaydedecekler ve başkanlığa (Gelir İdaresi Başkanlığı,
Yeni Ziraat Mahallesi, Etlik Caddesi, No:16, 06110
Dışkapı/ANKARA) göndereceklerdir.
4. Uyulması zorunlu diğer hususlar:
Mükellefler, vergi inceleme elemanlarınca işyerinde
vergi incelemesine başlanması halinde, inceleme
elemanına gerekli her türlü kaynağı (uygun donanım ve
yazılımlar, terminallere ulaşım imkanları ve uzman
personel gibi) sağlamak zorundadırlar.
Mükellefler yazılım, donanım, dosya, personel,
dokümantasyon vb.'den müteşekkil elektronik defter ve
belge sistemlerini, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen
vergi inceleme elemanlarının ulaşımını ve kullanımını
engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemezler.
Ayrıca sistemi oluşturan öğelerin haczedilmesi halinde,
en geç üç işgünü içinde başkanlığa haber verilmesi
gerekmektedir.
Mükellefler, elektronik defter ve belge sistemine
ilişkin bilgisayar kayıtlarındaki zarar görme veya işlem
görememe ve değişiklik hallerini, Gelir İdaresi
Başkanlığı'na 15 gün içinde bildirerek zarar gören
kayıtlarını ayrıntılı olarak açıklamak ve bu kayıtları
nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak
zorundadırlar. Ancak mükelleflerin, sistemde değişiklik
yaratmayan hususları bildirmelerine gerek
bulunmamaktadır.
5. Elektronik kayıtları içeren DVD-R'lerin
nitelikleri ve Gelir İdaresi Başkanlığı'na gönderilmesi:
Bu uygulamadan yararlanan mükellefler, elektronik defter
ve belgelerini istedikleri programda ve formatta
tutabileceklerdir.
Başkanlığa gelen verilerde birlik sağlanabilmesi için
mükelleflerin, başkanlıktan temin edecekleri veri
formatını kullanmaları zorunlu olup; elektronik defter
ve belge verileri, bu formatta ve bir defa yazılabilen
DVD-R'lere kaydedilerek (protokolde belirlenen esaslar
çerçevesinde) başkanlığa gönderilecektir.
Mükellefler, başkanlığın belirleyeceği dönemleri içeren
verilerin yer aldığı DVD-R'leri, verilerin ait olduğu
dönemi takip eden ayın en son günü akşamına kadar
başkanlığa elden veya iadeli taahhütlü posta ile
göndermek zorundadırlar.
Mükellefler tarafından gönderilen DVD-R'ler başkanlıkça
(belirlenen formata uygun olarak hazırlanıp
hazırlanmadığı yönünde) bir ön denetime tabi
tutulacaktır. Ön denetim sonucunda, DVD-R'lerin
istenilen formata uygun olmadığının anlaşılması halinde
durum mükellefe bildirilecek ve mükellefler verilen süre
içerisinde gerekli düzeltmeleri yaparak yeni DVD-R'leri
başkanlığa göndereceklerdir.
6. Elektronik verilerin muhafaza ve ibrazı:
Başkanlıkça ön denetime tabi tutularak, belirlenmiş olan
formata uygunluğu kabul edilen veriler, vergi kanunları
karşısında kağıt ortamında tutulan defter ve belgeler
gibi kabul edilecektir.
Vergi Usul Kanunu'nda ve diğer vergi kanunlarında yer
alan defter (tasdike ilişkin hükümler hariç), kayıt ve
belgelere ilişkin hükümler elektronik defter ve belgeler
için de geçerlidir.
Mükelleflerin, verilerini başkanlığa göndermiş olmaları,
defter ve belgelere ilişkin muhafaza ve ibraz ödevlerini
ortadan kaldırmamaktadır.
Diğer kurumlar tarafından elektronik ortamda tutulan
defter ve belgelerin kağıt ortamında ibrazının istenmesi
halinde, mükellefler elektronik defter ve belgeleri
kağıt ortamına aktararak bu yükümlülüklerini yerine
getirebileceklerdir.
Anılan tebliğde belirtilen veri formatında yer almayan
ve diğer kanun hükümlerine göre düzenlenmesi,
kullanılması veya muhafazası gereken defter ve
belgelerin, kağıt ortamında düzenlenmesine,
kullanılmasına ve muhafaza edilmesine devam edilecektir.
7. İznin iptali
Elektronik verileri içeren DVD-R'lerin normal süresinden
sonra yazılı olarak istenmesine rağmen verilmemesi,
başkanlığa gönderilen ancak belirlenen formata uygun
olmaması nedeniyle kabul edilmeyen verilerin, yeniden
verilen süre içerisinde de verilmemesi halinde; anılan
tebliğe göre verilen izin başkanlıkça iptal
edilebilecektir. İzinleri başkanlıkça iptal edilen
mükellefler, 5 yıl süre ile anılan tebliğ ile getirilen
uygulamadan yararlanamayacaklardır.
İzni iptal edilen mükellefler, on gün içinde defter ve
belgelerini tasdik ettirecek veya anlaşmalı matbaalara
bastıracak ve eski usulde defter tutmaya ve belge
düzenlemeye başlayacaklardır.
Henüz uygulama yeterince yaygınlaşmamış ve elektronik
ortamda defter tutma ve belge düzenleme için izin
alınmasına rağmen kısmen de olsa kağıt ortamında belge
düzenlenmesine devam ediliyor olsa da yapılan bu
düzenlemeler vergileme alanında önemli bir değişikliğin
ve gelişimin göstergesidir.
Akif Akarca
akif.akarca@alfaymm.com
Dr.Mehmet Şafak
mehmet.safak@alfaymm.com
Dünya online 06.09.2007 |
