| |
Profesyonelleşmenin ilk 7 adımı
Dağınık yöneticilere !
Masamın dağınıklığı odama giren herkesi şaşırtıyor.
Öyle ya, işletmelere nasıl daha iyi
örgütlenebileceklerini anlatan bir adamın masası
derli toplu olmalı değil mi? Ne gezer! En önemli
evraklarımı bir iki saat aradıktan sonra
bulabiliyorsam, ne âlâ. Tek tesellim, güzelim
Türkçe'de her duruma uygun bir sözün mutlaka
bulunuyor olmasıdır: “Hocanın dediğini yap,
yaptığını yapma!” Ben işletmelere gidip, haydi benim
yaptığımı yapın mı diyorum? Hayır. Onlar benden
dinlediklerini uygulasınlar yeter. Ben onlara
düşünüp de yapamadıklarımı anlatıyorum. Kendim
yapabilseydim, danışman mı olurdum?
Arada bir yazarım: Şirket yöneticilerinin bana en
sık sordukları sorular zaman yönetimine dairdir.
Cevabım kısa: Eşyaya hükmedemeyen, zamana
hükmedemez! Önce eşyayı düzene sokmalıyız ki,
zamanımızı gereğince değerlendirebilelim. Bu
çerçevede yıllar önce hazırladığım bir testi
dikkatlerinize yeniden sunmak istiyorum. Bu testten
geçebilen yöneticilerin, şirketlerini optimum
düzeyde örgütleyebileceklerinden şüphem yok. Her
soruya EVET veya HAYIR diye net cevap verin; sonra
en alttaki anahtardan puanınızı hesaplayıp, size
uygun reçeteyi okuyun. Reçeteyi uygulayıp
uygulamamak ise size kalmış. (Reçetesini kaybedenler
için bu testi her 3 yılda bir yeniden yayınlıyorum!)
Dosyalarındaki gerekli bir evraka bir dakika içinde
ulaşabiliyor musun?
Sekreterin/asistanın istediğin evrakı beş dakika
içinde dosyasından çıkarıp getirebiliyor mu?
Sabahleyin bürona adım atarken, birinci derecede
yapman gereken üç işin ne olduğunu biliyor musun?
Bu işleri günün sonunda genellikle bitirebiliyor
musun?
Sekreter veya asistanınla günlük, elemanlarınla
haftalık mutat değerlendirme toplantını yapıyor
musun?
Elemanlarına, yetki alanlarına giren, amaçları ve
bitirme tarihleri belli görevler mi veriyorsun?
Görevlerin zamanında yapılmasını sağlamak için, her
zaman elemanlarını yönlendiriyor musun?
Başvuru kaynakları dışında, masanda en az bir
haftadır bakmadığın evrak olur mu?
Son üç ayda, masanda kaybolduğu için cevap
yazamadığın önemli bir mektup oldu mu?
Düzenli biçimde, 'Bana hâlâ cevap vermedin, o
halde...' tarzında mektup veya telefonlar alıyor
musun?
Son üç ayda, programlanmış herhangi bir randevu,
toplantı veya özel günü unuttuğun oldu mu?
Haftada bir günden fazla, çanta dolusu evrakla eve
gittiğin oluyor mu?
Çalışma saatlerinde, ister telefon ister ziyaretçi
şeklinde, konsantre olma kabiliyetini etkileyen sık
kesintilerden gına geliyor mu?
Üzerine almış olduğun görevleri aciliyet veya panik
durumuna düşünceye kadar erteliyor musun?
Astlarından, içinden birkaç anahtar noktayı bizzat
çıkarmak zorunda kaldığın upuzun raporlar alıyor
musun?
Kendi hazırladığın raporlar aşırı ayrıntılı oluyor
mu?
Masanda/odanda dergi ve gazeteler okunmadan üst üste
yığılıyor mu?
Sık sık kendi işlerine ek olarak, elemanlarının
işlerinin bir kısmını da yapmaya yelteniyor musun?
Ayrıntılara dalıp yeni iş fırsatlarını gözardı
ettiğin oluyor mu?
ANAHTAR:
1-7. sorulara verilen her HAYIR cevabına 1 puan;
aynı şekilde, 8-19. sorulara verilen her EVET
cevabına 1 puan veriniz.
Puanınız 1-5 arası ise, kendini çok iyi örgütlemiş
bir yöneticisiniz. Tebrik ederiz. Puanınız 6-8
arasında seyrediyorsa, biraz özenli çalışmayla
'organize yönetici' olabilirsiniz. Puanınız 9-12
aralığındaysa, ciddi sorunlar var demektir. Mutlaka
planlı bir çalışmaya ihtiyacınız vardır. Puanı 13-19
aralığında olanların özel konsültasyona ihtiyaçları
vardır. Bir tür terapi gerekli olabilir!
Testten 1-5 arası puan alanları “Organize Yönetici”
sınıfına koyuyoruz. Bunlar için tek önemli tehlike,
'Biz bu işi öğrendik!' tarzındaki mağrur tavırdır.
Öğrenmekten asla geri durmamalı, değişimin en önemli
hayat yasalarından biri olduğunu hatırdan
çıkarmamalıdırlar.
Puanı 6-8 arasında seyredenlere “Hafif
DağınıkYöneticiler” diyorum. Bunlar en kritik
'yanlış' cevap üzerinde odaklanmalı ve o yanlarını
törpüleyecek çarelere başvurmalıdırlar. Sonra ikinci
en önemli hataya geçmeli, onu izale etmeye
çabalamalıdırlar.
Profesyonelleşmenin ilk 7 adımı
Puanı 9-12 arasında seyredenlere “Yarı Dağınık
Yöneticiler” diyebiliriz. Düzensizlik bunlar için
son derece yıkıcı olabilecek düzeye ulaşabilir.
Onlar için 7 adımlı bir süreç öneriyoruz:
Birinci derecedeki üç sorumluluğunuzu sıralayın:
Satış, pazarlama, ürün geliştirme.. gibi.
Şirketinizin karşı karşıya bulunduğu en önemli üç
meseleyi sıralayın: Nakit akışını düzeltme,
pazarınızı genişletme, yeni ürünler geliştirme..
gibi.
Sorumluluklarınızdan hangilerinin şirketinizin
amaçlarıyla doğrudan ilintili olduğunu
kararlaştırın.
Bu sorumlulukların adam gibi ele alınmasını
engelleyen hususları sıralayın.
Düzenli bir örgütlenme seansı yapın: Haftada bir
saat, haftada iki yarım saat veya günde 15 dakika..
gibi. Doktor randevusunu kaçırın, ama bu seansları
kaçırmayın!
İlk seansta en çetrefil meseleyi ele alın, sonra
sırayla diğerlerini. Üç meseleyi birden çözmeye
kalkmayın.
Her ay özel bir toplantı yaparak, problemlerinizin
ne ölçüde sistematik tarzda halledilmekte olduğunu
değerlendirin. Olumlu gelişme görüyorsanız,
süreçlere devam edin. Aksi halde, yönteminiz
üzerinde yeni baştan düşünün. Hafta sonunda nihai
verimliğinizi mutlaka değerlendirin. En azından
kendinize şu üç soruyu sorun ve bunlara samimi
cevaplar verin:
Görevlerimi karmaşıklaştırıyor muyum? Her birine
gereğinden fazla zaman mı harcıyorum? Bazı işlerimin
yetişmemesi bu yüzden midir?
Yoksa görevlerimi basitleştiriyor, mümkün olduğu
ölçüde verimlilik tekniklerinden yararlanıyor muyum?
Maymuncu muyum? Başkalarının görevlerini sırtıma
yüklenmekten yoksa zevk mi alıyorum? Yahut sırtıma
açıkgöz yöneticilerimin boyuna maymun yüklediklerini
farketmiyor muyum?
Kökten
dağınık yöneticilere reçete
Puanı 13-19 arasında seyredenlere “Kökten Dağınık
Yöneticiler” desek, yeridir. Bunlar ciddi bir
tedaviye muhtaçtır. Tedavinin ilk ayağı iş gününün
akıllıca kullanılması olacaktır. Gününün hesabını
veremeyen, büyük işlerin altından kalkamaz. İşte iş
gününün rasyonel kullanımı için önerilenler:
Telefon kullanımınızı gözden geçirin. Hafta boyunca
bir çetele tutun: Her gün yaptığınız konuşmaların
hangileri gerçekten gerekli, hangileri lüzumsuz veya
lüzumsuzca uzun, hangi telefonlara asistan veya
sekreterinizin çıkması daha uygun.. kararlaştırın.
Gereksiz her türlü telefon yükünü sırtınızdan
indirin.
Hafta boyunca verdiğiniz randevuları gözden geçirin.
Bu insanların hepsiyle sizin görüşmeniz ne kadar
gerekliydi? Hangileriyle asistan, sekreter veya
bölüm yöneticilerinin konuşması yeterli olabilirdi?
Program dışı görüşmeleriniz ne sıklıkta olmuş?
Şirkete her gelenle görüşüyor musunuz yoksa? Çay,
kahve ikramları kaç saatinizi almış?
Hafta boyunca kaç toplantıya katılmışsınız ve bunlar
ne kadar zamanınızı almış? Bu zaman maliyeti normal
mi?
Gelen/giden evrakların, faturaların, vb.
incelenmesine, proje tasarımı, plan taslağı,
resmi/özel mektup ve benzeri yazılara ne kadar vakit
ayırmışsınız? Bunların bir kısmını sizin yerinize
başkası yapamaz mıydı?
Öncelikli sorumluluklarınıza günlük akış içinde
gerekli ihtimamı gösteriyor musunuz? Yoksa diğer
meşgalelerden ana sorumluluklarınıza vakit kalmıyor
mu? Bunu nicel biçimde tartabiliyor musunuz?
Ana sorumluluklarınızı ve diğer rutin görevlerinizi
zaman içinde birleştirmeyi becerebiliyor musunuz?
Yoksa bir parçalanma durumu mu söz konusudur?
Mustafa
Özel
Y.Şafak
|
|
