|
Maliye
Bakanlığından
VERGİ USUL
KANUNU GENEL TEBLİĞİ SIRA NO: 361
(11.07.2006)
1. Giriş
213
sayılı Vergi Usul Kanununun Mükerrer
242 nci
maddesinin 2 numaralı fıkrası hükmü
ile Maliye Bakanlığı; elektronik
defter, kayıt ve belgelerin
oluşturulması, kaydedilmesi,
iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile
defter ve belgelerin elektronik
ortamda tutulması ve düzenlenmesi
uygulamasına ilişkin usul ve
esasları belirlemeye, elektronik
ortamda tutulmasına ve
düzenlenmesine izin verilen defter
ve belgelerde yer alması gereken
bilgileri
internet de dahil olmak üzere
her türlü elektronik bilgi iletişim
araç ve ortamında Maliye Bakanlığına
veya belirleyeceği gerçek veya tüzel
kişilere aktarma zorunluluğu
getirmeye, bilgi aktarımında
uyulacak format ve standartlar ile
uygulamaya ilişkin usul ve esasları
tespit etmeye ve bu Kanun kapsamına
giren işlemlerde elektronik imza
kullanım usul ve esaslarını
düzenleme ve denetlemeye yetkili
kılınmıştır.
Anılan
yetkiye istinaden, Vergi Usul Kanunu
uyarınca kağıt ortamında düzenlenen,
tutulan, muhafaza ve ibraz edilen
defter ve belgeler yerine, aynı
bilgileri içeren elektronik defter
ve belgelerin oluşturulması,
kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası
ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar
aşağıdaki gibi belirlenmiştir.
2. Kullanılan
Terimler
Elektronik ortamda tutulacak defter
ve belge uygulamasında kullanılacak
olan terimler aşağıda
tanımlanmıştır.
Başkanlık: Gelir İdaresi
Başkanlığıdır.
Elektronik Kayıt:
Elektronik ortamda tutulan ve
elektronik defter ve belgeleri
oluşturan, elektronik yöntemlerle
erişimi ve işlenmesi mümkün olan en
küçük bilgi öğesidir.
Elektronik Belge:
Şekil hükümlerinden bağımsız olarak,
Vergi Usul Kanununa göre
düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde
yer alan bilgileri içeren elektronik
kayıtlar bütünüdür.
Elektronik Defter:
Şekil hükümlerinden bağımsız olarak,
Vergi Usul Kanununa göre tutulması
zorunlu olan defterlerde yer alan
bilgileri kapsayan elektronik
kayıtlar bütünüdür.
Veri Dönemi:
Hesap dönemi başından itibaren,
başka bir dönem tespit edilmediği
durumda, aylık veya üçer aylık
periyotlara bölünmüş kayıt
dönemleridir.
Veri
Formatı:
Elektronik defter ve belge
sistemlerindeki verilerin Başkanlığa
gönderilmesinde birlik
sağlanabilmesi için hazırlanan
standart formattır.
3. Uygulamadan
Yararlanabilmeye İlişkin Usul ve
Esaslar
Söz
konusu uygulamadan yararlanmak için
başvuran mükelleflerin, aşağıdaki
şartları sağlamaları halinde,
kendilerine elektronik defter ve
belge uygulamasına
geçmeleri
için Başkanlıkça izin
verilebilecektir.
1 -
Bilanço esasına göre defter
tutulmalıdır.
2
-
Elektronik ortamda tutulacak defter
ve belge sistemi donanım, yazılım,
personel ve diğer açılardan uygun
bulunmalıdır.
Elektronik ortamda tutulacak defter
ve belge uygulamasından yararlanmak
isteyen mükelleflerin izleyecekleri
prosedür aşağıda belirlenmiştir.
1 -
Uygulamadan faydalanmak isteyen
mükelleflerin; elektronik ortamda
tutmak istedikleri defter ve
belgelerini, elektronik muhasebe
sistemlerini oluşturan donanım ve
muhasebe programlarını, kayıtların
nasıl oluşturulduğu ve saklandığını,
personel ve sistem güvenliklerini
içeren bir rapor hazırlamaları ve
elektronik defter ve belgelerin veri
formatında tutulması ve
gönderilmesine ilişkin aşamalı bir
planla birlikte yazı ekinde
Başkanlığa göndermeleri
gerekmektedir.
2 -
Başvuru üzerine işyerinde Başkanlık
personelince yapılacak tespitten
sonra, şartları taşıyan
mükelleflerle Başkanlık arasında bir
protokol yapılacak ve uygulama
öncesi hazırlık dönemine
başlayabilecekleri bir yazı ile
kendilerine bildirilecektir.
3 -
Hazırlık döneminin mükellef için
yeterli olmaması halinde, döneme
ilişkin süre Başkanlıkça
uzatılabilecektir. Ancak, bu dönem
her halükarda 5 yıldan fazla
sürmeyecektir. Hazırlık dönemi
içinde mükellefler, sadece
elektronik ortamda tutmak
istedikleri defter ve belgelerini
hem elektronik ortamda hem de kağıt
ortamında tutacaklardır.
4 -
Hazırlık dönemini başarı ile geçiren
mükellefe, elektronik defter ve
belge uygulaması için bir izin
belgesi verilecektir. Mükellefler,
yapılan protokolde belirlenen
tarihten itibaren defter ve
belgelerini yalnızca elektronik
ortamda tutabileceklerdir.
İzin
alan mükellefler alış ve gider
belgelerini, veri formatındaki
bilgileri içerecek şekilde
elektronik kayıt ve belge haline
getirecekler, ayrıca bu belgeleri
orijinal haliyle de kağıt ortamında
muhafaza edeceklerdir. Mükellefler,
anlaşmalı matbaalarda bastırmak veya
notere tasdik ettirmek suretiyle
Vergi Usul Kanunu uyarınca
düzenlemek zorunda oldukları
belgelerin aslını, kağıt
ortamında düzenleyerek ilgili kişiye
verecek, ancak bu belgelerin ikinci
nüshalarını veri formatına uygun
şekilde elektronik ortamda
elektronik belge olarak muhafaza
edeceklerdir.
4. Elektronik
Defter ve Belge Sisteminin
Özellikleri
Elektronik defter ve belge
sisteminin, elektronik defter ve
belgelerin değiştirilememesi,
bozulamaması, silinememesi, okunamaz
hale getirilememesi, erişilememesi
konularında önlemler içeren kontrol
mekanizmaları bulunmalıdır.
Elektronik defter ve belge sistemi,
elektronik defter ve belgelerin
çağrılması ve basılması işlemlerini
de yapmalıdır. Sistem, elektronik
defter ve belgelerin eksiksiz ve
kolaylıkla okunabilir kağıt
baskılarını üretebilme imkanına da
sahip olmalıdır.
Mükellefler, elektronik defter ve
belgeleri Başkanlığın belirleyeceği
dönemlerde ve bu Tebliğin 6
ncı
bölümünde belirtildiği şekilde DVD-R’lara
kaydedecekler ve Başkanlığa (Gelir
İdaresi Başkanlığı, Yeni Ziraat
Mahallesi, Etlik Caddesi, No:16,
06110 Dışkapı
/ ANKARA) göndereceklerdir.
5. Uyulması
Zorunlu Diğer Hususlar
Mükellefler, vergi inceleme
elemanlarınca işyerinde vergi
incelemesine başlanması halinde,
inceleme elemanına gerekli her türlü
kaynağı (uygun donanım ve
yazılımlar, terminallere ulaşım
imkanları ve uzman personel gibi)
sağlamak zorundadırlar.
Mükellefler yazılım, donanım, dosya,
personel, dokümantasyon vb.den
müteşekkil elektronik defter ve
belge sistemlerini, hiçbir şekilde
kısmen veya tamamen vergi inceleme
elemanlarının ulaşımını ve
kullanımını engelleyecek bir
sözleşme veya lisansa konu
edemezler. Ayrıca sistemi oluşturan
öğelerin haczedilmesi halinde, en
geç üç iş günü içinde Başkanlığa
haber verilmesi gerekmektedir.
Mükellefler, elektronik defter ve
belge sistemine ilişkin bilgisayar
kayıtlarındaki zarar görme veya
işlem görememe ve değişiklik
hallerini, Başkanlığa 15 gün içinde
bildirerek zarar gören kayıtlarını
ayrıntılı olarak açıklamak ve bu
kayıtları nasıl tamamlayacağına
ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak
zorundadırlar. Ancak mükelleflerin,
sistemde değişiklik yaratmayan
hususları bildirmelerine gerek
bulunmamaktadır.
Örnek
1:
Mükellef A, elektronik kayıtlarını
izlediği bilgisayar programının
yerine yeni bir program satın almış
olup, yeni ile eski program
birbirleri ile uyumlu
bulunmamaktadır. Eski kayıtlar
mükellefin mevcut bilgisayar
donanımında işleme tabi
tutulabilmekte olduğundan
Başkanlığın bu konuda
bilgilendirilmesine gerek yoktur.
Örnek
2:
Mükellef B, elektronik kayıtlarının
yapıldığı ve saklandığı bilgisayar
donanım ve sistemini yenisi ile
değiştirmiş olup, eski kayıtlar yeni
sistemde işleme tabi
tutulamamaktadır. Bu durumda
Mükellef B, Başkanlığı
bilgilendirmek ve eski kayıtların
işlenebilmesi için gerekli planını
sunmak zorundadır. Bunun
sağlanabilmesi için mükellef; eski
kayıtlarını yeni sistemde
işlenebilecek şekilde formatlamalı
veya eski kayıtlarını bu Tebliğdeki
şartlara uygun biçimde işleme tabi
tutabilecek bir üçüncü kişi ile
anlaşma yapmalıdır.
6. Elektronik
Kayıtları İçeren DVD-R’ların
Nitelikleri ve Başkanlığa
Gönderilmesi
Bu
uygulamadan yararlanan mükellefler,
elektronik defter ve belgelerini
istedikleri programda ve formatta
tutabileceklerdir.
Başkanlığa gelen verilerde birlik
sağlanabilmesi için mükelleflerin,
Başkanlıktan temin edecekleri veri
formatını kullanmaları zorunlu olup;
elektronik defter ve belge verileri,
bu formatta ve bir defa yazılabilen
DVD-R’lara
kaydedilerek (protokolde belirlenen
esaslar çerçevesinde) Başkanlığa
gönderilecektir.
Mükellefler, Başkanlığın
belirleyeceği dönemleri içeren
verilerin yer aldığı DVD-R’ları,
verilerin ait olduğu dönemi takip
eden ayın en son günü akşamına kadar
Başkanlığa elden veya iadeli
taahhütlü posta ile göndermek
zorundadırlar.
Mükellefler tarafından gönderilen
DVD-R’lar
Başkanlıkça (belirlenen formata
uygun olarak hazırlanıp
hazırlanmadığı yönünde) bir ön
denetime tabi tutulacaktır. Ön
denetim sonucunda, DVD-R’ların
istenilen formata uygun olmadığının
anlaşılması halinde durum mükellefe
bildirilecek ve mükellefler verilen
süre içerisinde gerekli düzeltmeleri
yaparak yeni DVD-R’ları
Başkanlığa göndereceklerdir.
7. Elektronik
Verilerin Muhafaza ve İbrazı
Başkanlıkça ön denetime tabi
tutularak, belirlenmiş olan formata
uygunluğu kabul edilen veriler,
vergi kanunları karşısında kağıt
ortamında tutulan defter ve belgeler
gibi kabul edilecektir.
Vergi
Usul Kanununda ve diğer vergi
kanunlarında yer alan defter
(tasdike ilişkin hükümler hariç),
kayıt ve belgelere ilişkin hükümler
elektronik defter ve belgeler için
de geçerlidir.
Mükelleflerin, verilerini Başkanlığa
göndermiş olmaları, defter ve
belgelere ilişkin muhafaza ve ibraz
ödevlerini ortadan kaldırmamaktadır.
Diğer
kurumlar tarafından elektronik
ortamda tutulan defter ve belgelerin
kağıt ortamında ibrazının istenmesi
halinde, mükellefler elektronik
defter ve belgeleri kağıt ortamına
aktararak bu yükümlülüklerini yerine
getirebileceklerdir.
Bu
Tebliğde belirtilen veri formatında
yer almayan ve diğer Kanun
hükümlerine göre düzenlenmesi,
kullanılması veya muhafazası gereken
defter ve belgelerin, kağıt
ortamında düzenlenmesine,
kullanılmasına ve muhafaza
edilmesine devam edilecektir.
8. Elektronik
Defter ve Belge Sistemine İlişkin
Diğer Uygulamalar
Başkanlık, durumlarını da dikkate
alarak mükelleflerin;
1.
Vergi Usul Kanunu uyarınca
düzenlemek zorunda oldukları
belgelerin tamamı veya bir kısmını
(asıl nüshayı) kağıt ortamında
düzenleyerek ilgili kişilere
vermelerine ve sadece bu belgelerin
ikinci nüshalarını,
2.
Vergi kanunlarına göre tutmak
zorunda oldukları defterleri,
3.
Vergi kanunlarına göre tutmak
zorunda oldukları defterlerin
yanında Vergi Usul Kanunu uyarınca
düzenlemek zorunda oldukları
belgelerin tamamı veya bir kısmını
(asıl nüshayı) kağıt ortamında
düzenleyerek ilgili kişilere
vermelerine ve sadece bu belgelerin
ikinci nüshalarını,
4.
Vergi kanunlarına göre tutmak
zorunda oldukları defterlerin
yanında bu defterlerin dayanağı olan
belgelerden sadece alış ve gider
belgesi mahiyetinde olanları
veri
formatına uygun şekilde elektronik
ortamda elektronik defter ve/veya
belge olarak muhafaza etmelerine,
bir veya birkaçını uygulamalarına
(Tebliğin diğer bölümlerinde yer
alan usul ve esaslara uyulmak
şartıyla) izin vermeye ve lüzumu
halinde verilen izinleri kaldırmaya
yetkilidir.
9. İznin
İptali ve Cezai Müeyyideler
Elektronik verileri içeren DVD-R’ların
normal süresinden sonra yazılı
olarak istenmesine rağmen
verilmemesi, Başkanlığa gönderilen
ancak belirlenen formata uygun
olmaması nedeniyle kabul edilmeyen
verilerin, yeniden verilen süre
içerisinde de verilmemesi halinde;
bu Tebliğe göre verilen izin
Başkanlıkça iptal edilebilecektir.
İzinleri Başkanlıkça iptal edilen
mükellefler, 5 yıl süre ile bu
Tebliğ ile getirilen uygulamadan
yararlanamayacaklardır.
İzni
iptal edilen mükellefler, on gün
içinde defter ve belgelerini tasdik
ettirecek veya anlaşmalı matbaalara
bastıracak ve eski usulde defter
tutmaya ve belge düzenlemeye
başlayacaklardır.
Mükelleflerin elektronik ortamda
tuttukları defter ve belgelere ait
DVD-R’ları
veya gerekmesi halinde orijinal
verilerinin, yetkili kişilere ibraz
edilmemesi halinde Vergi Usul
Kanunun ilgili hükümlerine göre
işlem yapılacaktır.
Bu
Tebliğ ile belirlenen usul ve
esaslara uymadıkları tespit
edilenler adına, işledikleri fiile
göre Vergi Usul Kanununda yazılı
cezalar uygulanacaktır.
Tebliğ
olunur.
|
