|
26 Aralık 2007 ÇARŞAMBA |
Resmî Gazete |
Sayı : 26738 |
Maliye Bakanlığından:
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI TEBLİĞİ
Bilindiği üzere, 10/12/2003
tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve
Kontrol Kanununun Beşinci Kısmında "iç kontrol
sistemi" düzenlenmiştir. Bu
kısımda, iç kontrol sistemine ilişkin olarak; iç
kontrolün tanımı ve amacı, kontrolün yapısı ve
işleyişi, ön mali kontrol, mali hizmetler birimi,
muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve
sorumlulukları, muhasebe yetkilisinin nitelikleri
ve atanması, iç denetim, iç denetçinin görevleri,
iç denetçilerin nitelikleri ve atanması, iç
denetim koordinasyon kurulu, iç denetim
koordinasyon kurulunun görevleri hususlarına yer
verilmiştir.
5018 sayılı Kanunun 55 inci
maddesinde iç kontrol, "idarenin amaçlarına,
belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak
faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir
şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların
korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam
olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim
bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak
üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından
oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç
denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü"
olarak tanımlanmıştır.
Kanunun
56 ncı maddesinde iç
kontrolün amaçları;
• Kamu
gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili,
ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,
• Kamu
idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere
uygun olarak faaliyet göstermesini,
• Her
türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve
yolsuzluğun önlenmesini,
• Karar
oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve
güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini,
•
Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını
önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamak
olarak belirlenmiştir.
Kanunun
57 nci maddesinde ise
kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol
sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve malî
hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden
oluştuğu belirtilmiş, yeterli ve etkili bir
kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için;
•
Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına
sahip olunması,
• Malî
yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli
yöneticilerle personele verilmesi,
•
Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması,
•
Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi,
•
Kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir
çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması,
bakımından
ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer
yöneticileri tarafından görev, yetki ve
sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle
gerekli önlemlerin alınması öngörülmüştür.
Kanunun
11 inci maddesinde, üst yöneticilerin, mali
yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin
gözetilmesi, izlenmesi ve Kanunda belirtilen görev
ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu
oldukları ve bu sorumluluğun gereklerini harcama
yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç
denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme
bağlanmıştır.
Buna
göre üst yöneticilere, iç kontrol sisteminin
kurulması ve gözetilmesi, iç kontrol sisteminin
bir gereği olarak yazılı
prosedür ve talimatların oluşturulması gibi
her türlü düzenlemelerin yapılması, harcama
yetkililerine ise görev ve yetki alanları
çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere
ilişkin olarak iç kontrolün işleyişini sağlama
sorumluluğu verilmiş bulunmaktadır.
Kanunun
60, 61, 63 ve 64 üncü maddelerinde, mali hizmetler
birimleri, muhasebe yetkilileri ve iç denetçilerin
iç kontrol alanındaki görev ve sorumluluklarına
yer verilmiştir. Buna göre;
mali hizmetler birimleri, idarenin iç kontrol
sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması
ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve
ön mali kontrol faaliyetini yürütmekten, muhasebe
yetkilileri, ödeme emri belgesi ve eklerinin
kontrolünden, muhasebe işlemlerinin belirlenmiş
standartlara ve usulüne uygun olarak
kaydedilmesinden, raporlanmasından, muhafazasından
ve denetime hazır halde bulundurulmasından, iç
denetçiler ise idarelerin iç kontrol sistemlerinin
denetlenmesinden ve geliştirilmesi yönünde
önerilerde bulunulmasından sorumludurlar.
Kanunun
55 inci maddesinin ikinci fıkrasında, "Görev ve
yetkileri çerçevesinde, mali yönetim ve iç kontrol
süreçlerine ilişkin standart ve yöntemler Maliye
Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standart ve
yöntemler ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu
tarafından belirlenir, geliştirilir ve
uyumlaştırılır. Bunlar ayrıca sistemlerin
koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine
rehberlik hizmeti verir" hükmü yer almaktadır.
Buna göre, İç Denetim Koordinasyon Kurulunun
20.11.2006 tarihli ve (12) sayılı kararı ile Kamu
İç Denetim Standartları belirlenmiş bulunmaktadır.
Kamu İç Kontrol Standartları ise COSO modeli,
INTOSAI Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları
Rehberi ve Avrupa Birliği İç Kontrol Standartları
çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından
belirlenmiştir.
Bilindiği üzere, 31.12.2005
tarihli ve 26040 (3. mükerrer) sayılı Resmî
Gazete’de yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali
Kontrole İlişkin Usul ve Esasların "İç kontrol
standartları" başlıklı 5 inci maddesinde, iç
kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma
görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından
belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin malî
ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara
uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü
bulunduğu, Kanuna ve iç kontrol standartlarına
aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce, görev
alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve
özellikli işlemlere ilişkin standartlar
belirlenebileceği belirtilmiştir.
Bu
çerçevede, kamu idareleri tarafından görev
alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve
özellikli işlemlere ilişkin olarak
belirlenebilecek ayrıntılı standartlar, 5018
sayılı Kanuna, ilgili diğer mevzuata ve Kamu İç
Kontrol Standartlarına uygun olmak ve idareye
münhasır spesifik
süreçlere ilişkin olmak zorundadır. İdarelerce
gerek görülmesi halinde hazırlanabilecek İdare
Ayrıntılı İç Kontrol Standartları, idarelerin
yasal ve idari yapıları ile personel ve mali
durumları gibi her bir idarenin kendine özgü
koşulları dikkate alınarak katılımcı yöntemlerle
belirlenecek ve üst yönetici onayını izleyen 10
işgünü içinde Maliye Bakanlığına gönderilecektir.
Kamu
idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç
Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere;
yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu
çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli
prosedürler ve ilgili
düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını
yürütmeleri ve bu çalışmaları en geç 31.12.2008
tarihine kadar tamamlamaları gerekmektedir. Söz
konusu çalışmaların etkili bir şekilde ve
zamanında yürütülmesini sağlamak üzere, idarelerin
üst yöneticileri tarafından gerekli önlemler
alınacaktır.
Diğer
taraftan, 26.5.2006 tarihli ve 26179 sayılı Resmî
Gazete’de yayımlanan Kamu İdarelerinde Stratejik
Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında
Yönetmelikle belirlenen geçiş takvimi uyarınca,
2008 ve sonraki yıllarda stratejik plan ve
performans programı hazırlayacak idareler,
hazırlık çalışmalarında bunlara ilişkin
standartları da dikkate alacaklardır. Stratejik
plan ve performans programı hazırlamayacak kamu
idareleri ise bu plan ve programların hazırlanması
dışında kalan hususlara uyum sağlayacaklardır.
Tebliğ
olunur.
KAMU İÇ
KONTROL STANDARTLARI
Kamu İç
Kontrol Standartları, idarelerin, iç kontrol
sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve
değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken
temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu
idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir
kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını
amaçlamaktadır.
Kamu İç
Kontrol Standartları, uluslararası standartlar ve
iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün;
kontrol ortamı, risk değerlendirmesi, kontrol
faaliyetleri, bilgi ve iletişim ile izleme
bileşenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde
uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere
genel nitelikte düzenlenmiştir.
1. KONTROL
ORTAMI STANDARTLARI
Kontrol
ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel
teşkil eden genel bir çerçeve olup, kişisel ve
mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik
değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum,
mesleki yeterlilik,
organizasyonel yapı, insan kaynakları
politikaları ve uygulamaları ile yönetim felsefesi
ve iş yapma tarzına ilişkin hususları kapsar.
Standart: 1. Etik Değerler
ve Dürüstlük
Personel
davranışlarını belirleyen kuralların personel
tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
1.1. İç
kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel
tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.
1.2.
İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin
uygulanmasında personele örnek
olmalıdırlar.
1.3.
Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu
kurallara uyulmalıdır.
1.4.
Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap
verebilirlik sağlanmalıdır.
1.5.
İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve
eşit davranılmalıdır.
1.6.
İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve
belgeler doğru, tam ve güvenilir
olmalıdır.
Standart: 2.
Misyon, organizasyon yapısı ve görevler
İdarelerin misyonu ile
birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı
olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve
idarede uygun bir organizasyon yapısı
oluşturulmalıdır.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
2.1.
İdarenin misyonu yazılı
olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel
tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.
2.2.
Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare
birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler
yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.
2.3.
İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu
görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını
kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve
personele bildirilmelidir.
2.4.
İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve
buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı
belirlenmelidir.
2.5.
İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı,
temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap
verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini
gösterecek şekilde olmalıdır.
2.6.
İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin
yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin
prosedürleri
belirlemeli ve personele duyurmalıdır.
2.7. Her
düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu
izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.
Standart: 3.
Personelin yeterliliği ve performansı
İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri
arasındaki uyumu sağlamalı, performansın
değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik
önlemler almalıdır.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
3.1.
İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve
hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik
olmalıdır.
3.2.
İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin
ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim
ve yeteneğe sahip olmalıdır.
3.3.
Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev
için en uygun personel seçilmelidir.
3.4.
Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve
yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve
bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.
3.5. Her
görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli,
bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl
planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde
güncellenmelidir.
3.6.
Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu
yöneticisi tarafından en az yılda bir kez
değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları
personel ile görüşülmelidir.
3.7.
Performans değerlendirmesine göre performansı
yetersiz bulunan personelin performansını
geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek
performans gösteren personel için ödüllendirme
mekanizmaları geliştirilmelidir.
3.8.
Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere
atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük
hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin
önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı
ve personele duyurulmalıdır.
Standart: 4.
Yetki Devri
İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları
açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak
bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve
riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
4.1. İş
akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri
belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.
4.2.
Yetki devirleri, üst yönetici tarafından
belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen
yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı
olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.
4.3.
Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu
olmalıdır.
4.4.
Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği
bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.
4.5.
Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına
ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene
bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi
aramalıdır.
2. RİSK
DEĞERLENDİRME STANDARTLARI
Risk
değerlendirme, idarenin hedeflerinin
gerçekleşmesini engelleyecek risklerin
tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli
önlemlerin belirlenmesi sürecidir.
Standart: 5.
Planlama ve Programlama
İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve
göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için
ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve
programlarını oluşturmalı ve duyurmalı,
faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu
sağlamalıdır.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
5.1.
İdareler, misyon ve
vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve
ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını
ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla
katılımcı yöntemlerle stratejik plan
hazırlamalıdır.
5.2.
İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve
projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını,
performans hedef ve göstergelerini içeren
performans programı hazırlamalıdır.
5.3.
İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve
performans programlarına uygun olarak
hazırlamalıdır.
5.4.
Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat,
stratejik plan ve performans programıyla
belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu
sağlamalıdır.
5.5.
Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin
hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve
personeline duyurmalıdır.
5.6.
İdarenin ve birimlerinin hedefleri,
spesifik, ölçülebilir,
ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.
Standart: 6.
Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi
İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak
amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini
engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak
değerlendirmeli ve alınacak önlemleri
belirlemelidir.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
6.1.
İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve
hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.
6.2.
Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel
etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.
6.3.
Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek
eylem planları oluşturulmalıdır.
3. KONTROL
FAALİYETLERİ STANDARTLARI
Kontrol
faaliyetleri, idarenin hedeflerinin
gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen
riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve
prosedürlerdir.
Standart: 7.
Kontrol stratejileri ve yöntemleri
İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve
riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve
yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
7.1. Her
bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol
strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme,
örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma,
onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama,
analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme,
izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
7.2.
Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi
kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası
kontrolleri de kapsamalıdır.
7.3.
Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel
kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını
kapsamalıdır.
7.4.
Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen
faydayı aşmamalıdır.
Standart: 8.
Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi
İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri
için gerekli yazılı
prosedürleri ve bu alanlara ilişkin
düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili
personelin erişimine sunmalıdır.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
8.1.
İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri
hakkında yazılı prosedürler
belirlemelidir.
8.2.
Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya
mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve
sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.
8.3.
Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel,
kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel
tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir
olmalıdır.
Standart: 9.
Görevler ayrılığı
Hata,
eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk
risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali
karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması,
kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri
personel arasında paylaştırılmalıdır.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
9.1. Her
faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması,
uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri
farklı kişilere verilmelidir.
9.2.
Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler
ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı
idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı
ve gerekli önlemleri almalıdır.
Standart: 10.
Hiyerarşik kontroller
Yöneticiler, iş ve işlemlerin
prosedürlere uygunluğunu sistemli bir
şekilde kontrol etmelidir.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
10.1.
Yöneticiler, prosedürlerin
etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için
gerekli kontrolleri yapmalıdır.
10.2.
Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli
ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi
için gerekli talimatları vermelidir.
Standart: 11.
Faaliyetlerin sürekliliği
İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya
yönelik gerekli önlemleri almalıdır.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
11.1.
Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak
görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş,
yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü
durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini
etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler
alınmalıdır.
11.2.
Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil
personel görevlendirilmelidir.
11.3.
Görevinden ayrılan personelin, iş veya
işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de
içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu
görevlendirilen personele vermesi yönetici
tarafından sağlanmalıdır.
Standart: 12.
Bilgi sistemleri kontrolleri
İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve
güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol
mekanizmaları geliştirmelidir.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
12.1.
Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve
güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı
olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
12.2.
Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara
erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata
ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve
düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar
oluşturulmalıdır.
12.3.
İdareler bilişim yönetişimini
sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.
4. BİLGİ VE
İLETİŞİM STANDARTLARI
Bilgi ve
iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi,
personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve
ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını
yerine getirmelerine imkan
verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini
sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini
kapsar.
Standart: 13.
Bilgi ve iletişim
İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının
performansının izlenebilmesi, karar alma
süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve
hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin
sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim
sistemine sahip olmalıdır.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
13.1.
İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış
iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve
iletişim sistemi olmalıdır.
13.2.
Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine
getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye
zamanında ulaşabilmelidir.
13.3.
Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve
anlaşılabilir olmalıdır.
13.4.
Yöneticiler ve ilgili personel, performans
programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak
kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında
erişebilmelidir.
13.5.
Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu
gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve
analiz yapma imkanı
sunacak şekilde tasarlanmalıdır.
13.6.
Yöneticiler, idarenin misyon,
vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini
görev ve sorumlulukları kapsamında personele
bildirmelidir.
13.7.
İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi
personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını
iletebilmelerini sağlamalıdır.
Standart: 14.
Raporlama
İdarenin
amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile
sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik
ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
14.1.
İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri,
stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve
performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır.
14.2.
İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama
sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve
hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna
açıklamalıdır.
14.3.
Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare
faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.
14.4.
Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay
ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli,
birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle
ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında
bilgilendirilmelidir.
Standart: 15.
Kayıt ve dosyalama sistemi
İdareler, gelen ve giden her türlü evrak
dahil iş ve işlemlerin
kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı
kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
15.1.
Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik
ortamdakiler dahil,
gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi
kapsamalıdır.
15.2.
Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel
olmalı, yönetici ve personel tarafından
ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.
15.3.
Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin
güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.
15.4.
Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş
standartlara uygun olmalıdır.
15.5.
Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli,
standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı
ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza
edilmelidir.
15.6.
İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı,
sınıflandırılması, korunması ve erişimini de
kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve
dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.
Standart: 16.
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi
İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların
belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini
sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
16.1.
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim
yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır.
16.2.
Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve
yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi
yapmalıdır.
16.3.
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren
personele haksız ve ayırımcı bir muamele
yapılmamalıdır.
5. İZLEME
STANDARTLARI
İzleme,
iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek
üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar.
Standart: 17.
İç kontrolün değerlendirilmesi
İdareler
iç kontrol sistemini yılda en az bir kez
değerlendirmelidir.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
17.1. İç
kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir
değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte
kullanılarak değerlendirilmelidir.
17.2. İç
kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol
yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve
gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve
yöntem belirlenmelidir.
17.3. İç
kontrolün değerlendirilmesine idarenin
birimlerinin katılımı sağlanmalıdır.
17.4. İç
kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin
görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve
şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda
düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.
17.5. İç
kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması
gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı
çerçevesinde uygulanmalıdır.
Standart: 18.
İç denetim
İdareler
fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim
faaliyetini sağlamalıdır.
Bu
standart için gerekli genel şartlar:
18.1. İç
denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu
tarafından belirlenen standartlara uygun bir
şekilde yürütülmelidir.
18.2. İç
denetim sonucunda idare tarafından alınması
gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı
hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. |
